В этой заметке по итогам одного из недавних корпоративных тренингов собраны несколько методик по тому, как проводить совещания более продуктивно. Они не являются догмой, но, на мой взгляд, достаточно конкретны.
Приглашайте только нужных людей
Всех участников совещания можно условно разделить на три группы в зависимости от степени заинтересованности:
- Игроки: имеют активную позицию на совещании и заинтересованы в конкретном результате по его итогам
- Игроки - именно те, ради кого, собственно, и затевается совещание. Именно эти люди драйвят процесс.
- Игроки нужны на совещании, причем важно, чтобы все потенциальные точки зрения были представлены на совещании соответствующими игроками
- Пассажиры: активно не выступают и принимают сторону одного из игроков, но результаты совещания оказывают на них непосредственное значение
- Их предназначение - “подносить патроны” игрокам и распространять среди остальной среды сакральные знания, полученные в рамках обсуждения
- “Пассажиры” не только не вредят совещанию, но, как правило, привносят что-то полезное для обсуждения. Поэтому их участие оправдано.
- Зрители: те, кому “все равно”
- Они не заинтересованы в результатах совещания. Для них совещания - это альтернатива работе, когда можно как-то провести время.
- Лучше всего стараться минимизировать количество зрителей. Мало того, что они не привносят ничего полезного, так и своими действиями (например, сидят в телефоне или фоном ведут обсуждение с соседями) косвенно демотивируют остальных участников и отравляют атмосферу совещания.
Подводя итог, целесообразно максимизировать на совещании количество игроков и стараться избавляться от токсичных зрителей.
Донесите до всех что и как планируется обсуждать
У каждого совещания должна быть заранее известная повестка. Один из вариантов более качественно подготовить и донести до всех повестку, это сделать специальный раздаточный материал или детализацию повестки, которая бы включала по каждому вопросу:
- Краткий статус вопроса к совещанию
- Цель совещания по данному вопросу
- Что, по мнению организатора, является хорошим результатом для компании
- Регламент обсуждения
Донесите для всех цель их участия
По-хорошему каждый участник должен ответить для себя на 3 вопроса:
- Как я понимаю цель совещания?
- Каковы мои личные цели в совещании?
- Что я планирую сделать для достижения целей?
Одним из способов донести цель участия, если идет совещание “среди равных”, это в самом начале совещания напрямую попросить подумать над вышеописанными вопросами. Если же такой возможности нет, то можно в начале совещания при удобном случае, например, когда передадут слово, в легкой манере озвучить собственные ответы на эти вопросы, чтобы попробовать настроить всех на единую волну.
Выводите дискуссию в конструктивное русло
Любая дискуссия между игроками может в какой-то момент зайти в патовую ситуацию, когда стороны стоят на своем и кажется, что единого решения нельзя достигнуть. В этот момент целесообразно начать задавать, если еще не были заданы, прямые вопросы, которые предполагают раскрытие своей мотивации в споре:
- Почему для вас это важно?
- На каких условиях вы готовы пересмотреть свою позицию?
- Что вы сейчас создаете своими действиями? (Это достаточно провокационный вопрос, который надо использовать очень осторожно, так как он может быть воспринят как оценка компетентности собеседника)
Фиксируйте результаты совещания
Здесь будет рекомендация использовать технику 3-кратного повторения в разных формах достигнутых на совещании результатов:
- Сразу после завершения обсуждения вопроса
- В конце совещания при подведении итогов
- Направление после совещания follow-up письма с тезисным описанием того, о чем договорились. Это совсем необязательно должен быть протокол, а может быть просто облегченный пересказ основных тезисов.