Проведение эффективного делового совещания

В этой заметке по итогам одного из недавних корпоративных тренингов собраны несколько методик по тому, как проводить совещания более продуктивно. Они не являются догмой, но, на мой взгляд, достаточно конкретны.

Приглашайте только нужных людей

Всех участников совещания можно условно разделить на три группы в зависимости от степени заинтересованности:

Подводя итог, целесообразно максимизировать на совещании количество игроков и стараться избавляться от токсичных зрителей.

Донесите до всех что и как планируется обсуждать

У каждого совещания должна быть заранее известная повестка. Один из вариантов более качественно подготовить и донести до всех повестку, это сделать специальный раздаточный материал или детализацию повестки, которая бы включала по каждому вопросу:

Донесите для всех цель их участия

По-хорошему каждый участник должен ответить для себя на 3 вопроса:

Одним из способов донести цель участия, если идет совещание “среди равных”, это в самом начале совещания напрямую попросить подумать над вышеописанными вопросами. Если же такой возможности нет, то можно в начале совещания при удобном случае, например, когда передадут слово, в легкой манере озвучить собственные ответы на эти вопросы, чтобы попробовать настроить всех на единую волну.

Выводите дискуссию в конструктивное русло

Любая дискуссия между игроками может в какой-то момент зайти в патовую ситуацию, когда стороны стоят на своем и кажется, что единого решения нельзя достигнуть. В этот момент целесообразно начать задавать, если еще не были заданы, прямые вопросы, которые предполагают раскрытие своей мотивации в споре:

Фиксируйте результаты совещания

Здесь будет рекомендация использовать технику 3-кратного повторения в разных формах достигнутых на совещании результатов:

  1. Сразу после завершения обсуждения вопроса
  2. В конце совещания при подведении итогов
  3. Направление после совещания follow-up письма с тезисным описанием того, о чем договорились. Это совсем необязательно должен быть протокол, а может быть просто облегченный пересказ основных тезисов.

© 2016–2017 Creative Commons BY-NC-ND 4.0
Powered by GitLab and Hugo

comments powered by Disqus